RoboScan - Anleitung

Einführung

Die RoboScan App scannt Belege und Bons mit der Kamera des Handys und erkennt alle wesentlichen Daten und die gelisteten Posten und Artikel automatisch. Die Digitalisierung des Bons findet vollständig auf dem Handy statt; eine Internetverbindung oder das Hochladen sensitiver Daten in die "Cloud" sind nicht erforderlich.

Systemvoraussetzungen

  • Apple iPhone: iOS 13 oder höher
  • Android Smartphones: Android 9 oder höher

Hinweis: Es gelten unsere Nutzungsbedingungen sowie unsere Datenschutzerklärung.

Die für die OCR und die Analyse eines Belegs benötigte Rechenleistung setzt ein leistungsfähiges Handy voraus: Auf einem iPhone 11 / iPhone SE II mit A13 CPU dauert die Analyse etwa 1/10 Sekunde (unten im Video zu sehen). Ähnliche Werte ergeben sich auf aktuellen Android Handys der Oberklasse. Auf älteren oder schwächeren Geräten geht es langsamer, die Digitalisierung dauert aber auch hier im Regelfall nicht mehr als etwa zwei Sekunden.

Schnellstart

Video

Die Anwendung ist ganz einfach. Der Hauptbildschirm der App listet alle erfaßten Belege; die Liste kann auf Wunsch nach Datum und Händler gefiltert werden, auch eine Volltextsuche ist verfügbar. Der Kalender-Button links oben schaltet zwischen Datumsbereichen um: Tag, Monat, Jahr:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Mit dem "+" Button rechts oben wird ein neuer Beleg angelegt, das aktuelle Datum ist vorausgefüllt:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Alle Daten können manuell eingegeben werden; bequemer und automatisch geht es nach Antippen des Kamerasymbols.

Die Handy Kamera auf den Bon richten; durch einen Rahmen im Livebild zeigt die App, daß ein Beleg im Bild lokalisiert wurde:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Eine schief oder verdreht gehaltene Kamera oder ein abgeschnittener Bon werden durch einen roten Rahmen gekennzeichnet (Tips für gute Fotos). Bei korrekter Ausrichtung wechselt der Rahmen wie oben zu sehen auf grün. Jetzt die Kamera durch Antippen des Kameraicons auslösen.

Texterkennung (OCR) und Analyse des Belegs beginnen nach der Aufnahme automatisch; sollte kein Bon erkannt werden, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Die erkannten Daten in der Zusammenfassung:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Antippen des Gesamtbetrags öffnet die Liste der Posten:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Bei Bedarf (Fehllesungen, beschädigter Bon) können Artikel manuell hinzugefügt, gelöscht und bearbeitet werden:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Durch "Abbrechen" oder "Sichern" geht es aus der Postenliste zurück zur Detailansicht.

Durch Antippen von "Sichern" in der Detailansicht wird der neue Bon nun gespeichert und die App wechselt wieder auf den Hauptbildschirm.

Bons und Belege nach Excel Numbers exportieren

Nach Auswählen eines Belegs im Hauptbildschirm wird wieder die Detailseite angezeigt. Über das "Teilen" Menü unten links können die erfaßten Daten exportiert werden:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Der Export erfolgt im Standard-XLSX Format; der Dateiname setzt sich aus dem Händler (hier "Lidl"), dem Datum ("12.05.2020") und dem Preis ("23,51") zusammen.

Hier die Liste der Artikel als Tabelle in Excel auf einem aktuellen iPhone, dazu Kaufdatum und Händler:

Über "In Dateien sichern" im "Teilen" Dialog kann die Datei auch einfach nur gespeichert werden, z.B. in iCloud. Auch mit den Desktopversionen der gängigen Tabellenkalkulationen kann die Datei geöffnet werden, ebenso in Google Docs und anderen Onlinediensten.

Bons und Belege drucken

Ebenfalls in der Detailseite eines Belegs findet sich die Druckfunktion, in der Werkzeugleiste unten neben dem "Teilen" Button. Gedruckt wird auf jeden AirPrint-kompatiblen Drucker.

Fotos und Scans importieren

Wenn bereits Fotos oder Scans von Belegen vorliegen, können diese ebenfalls analysiert werden. Dazu wieder einen neuen Beleg anlegen, das Kamerasymbol antippen und im Kamerabildschirm unten auf das Ordnersymbol klicken:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Nach Auswahl des Bilds beginnt auch hier die Auswertung automatisch.

TIP: Beim Scannen von Belegen mit einem der gängigen Flachbettscanner ist auf einen dunklen Hintergrund zu achten. Im Screenshot oben sind die beiden Tankquittungen problematisch, der Aldi-Bon ist besser.

Nachteilig ist nämlich das sehr dünne Thermopapier der meisten Bons: Bei geschlossenem Deckel scheint die Rückseite des Bons durch (ein Beispiel unten rechts) und das bringt die Texterkennung durcheinander. Entweder den Deckel offenlassen oder einen dunklen Karton auflegen (das wesentlich brauchbarere Ergebnis unten links).

Für Beispielscans von Bons und Belegen siehe das Softmatic Github Repo.

Einstellungen

Über den "Schraubenschlüssel" im Hauptbildschirm werden die Einstellungen geöffnet:

(Screenshot zeigt Version für iPhone)

Alle Einstellungen werden zwischen Programmstarts gespeichert.

  • Leergut automatisch korrigieren

    Korrigiert u.a. Fälle, bei denen Leergut mit nachstehendem "-" gekennzeichnet ist, also z.B. "0,50-" statt "-0,50", wie es sich gehört.

  • Beschränke Suche auf Datumsbereich

    Sucht nur in den gerade angezeigten Bons des aktiven Datumsbereich, also z.B. der aktuelle Monat. Deaktivieren, um alle Bons zu durchsuchen.

  • Händler und Datum hinzufügen

    Schreibt bei Druck und Export einen Tabellenkopf mit Händler und Datum, siehe Excel Screenshot oben

  • Zeilen ohne Preis ignorieren

    Bei Artikeln, die über mehrere Zeilen laufen, wird nur die Zeile mit dem Preis exportiert bzw. gedruckt. In der Postenansicht sind diese Zeilen schwarz (bzw. weiß im "Dark Mode"), die anderen grau und eingerückt.

    Im Beispiel würde die zweite Zeile (unter "Bananen") weggelassen:

    (Screenshot zeigt Version für iPhone)

Einschränkungen und bekannte Probleme

RoboScan ist jung und entwickelt sich noch. Im Moment gibt es noch die folgenden Einschränkungen:

  • Handschriftliche Belege (z.B. Taxiquittungen) werden nicht erkannt.
  • Noch keine Fremdwährungen. RoboScan kennt nur den Euro.
  • Das Datum des Bons muß in deutscher Schreibweise vorliegen, also 23.03.2020, nicht 23/03/2020 oder ähnliches. Bei Fehlerkennung das Datum in der Detailansicht antippen und manuell einstellen.
  • Noch keine Synchronisation von erfaßten Belegen über die iCloud, z.B. bei Verwendung der App auf zwei Geräten.
  • Probleme mit der Erkennung von bestimmten Händlern (besonders Lidl, da der Name nur als Logo auf dem Bon steht und die App derzeit nur Text auswertet)
  • Probleme bei Belegen aus der Gastronomie, da diese sehr verschieden daherkommen; wir würden uns freuen, wenn uns solche Belege zugemailt werden. Dazu bitte die Feedback-Funktion verwenden (Button mit Sprechblase im Hauptbildschirm)

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